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Comment gérer les états des stocks dans un entrepôt multi-locataires pour un bailleur ?



L’accident industriel survenu à Rouen en septembre 2019 a conduit à un renforcement en matière de gestion des accidents. En particulier, le retour d’expérience mené suite à cet évènement a identifié le besoin de connaître la quantité et la nature des produits stockés. Certains sites ont donc l’obligation de tenir un état des matières stockées détaillé.

Nota bene : en pratique, cette obligation figurait déjà dans de nombreux arrêtés préfectoraux et ministériels, mais les états des stocks n’étaient pas suivis de manière rigoureuse.


Cet état doit comprendre, en plus des matières dangereuses, les matières combustibles non dangereuses ou ne relevant pas d’un classement ICPE : par exemple les déchets, bois, papiers, cartons, polymères, produits chimiques, … présents sur le site… même si ceux-ci sont désormais inclus sous la rubrique 1510.


A partir du 1er janvier 2022, ont l’obligation de tenir à jour un état des matières stockées détaillé notamment hebdomadaire et/ou journalier pour les produits dangereux :

  • Les installations soumises à enregistrement ou autorisation classés 1510 (entrepôts couverts) ;

  • Les établissements Seveso,

  • Les sites autorisés au titre de l’une des rubriques 1436, 2718, 4330, 4331, 4722, 4734, 4742, 4743, 4744, 4746, 4747 ou 4748.

Au-delà de répondre à l’obligation réglementaire, l'état des stocks ICPE vise à rendre disponible la nature et les risques liés aux produits présents sur le site ainsi que leur localisation au sein de l’établissement, pour les services d’incendie et de secours (SDIS). Cet état des stocks peut ainsi prendre la forme d’un plan de localisation des produits précisant les quantités et les modalités de stockage, mais la centralisation des données est indispensable pour le bailleur.


Que doit-il contenir ?


Pour les matières dangereuses, il doit indiquer les différentes familles de mention de dangers des substances, produits, matières ou déchets, lorsque ces mentions peuvent conduire à un classement au titre d’une des rubriques 4XXX de la nomenclature ICPE.


Cette méthode permettra ainsi au bailleur de vérifier le classement global de son site au regard des rubriques 4XXX de la nomenclature des ICPE et ainsi de s’assurer de son positionnement au regard du statut SEVESO.


Pour les produits, matières ou déchets autres que les matières dangereuses, l’état doit mentionner, les grandes familles de produits, matières ou déchets. Les stockages présentant des risques particuliers pour la gestion d’un incendie et de ses conséquences, tels que les stockages de piles ou batteries doivent y figurer spécifiquement.


Le suivi des états des stocks par le bailleur permet de s’assurer que son locataire respecte la réglementation des ICPE et les limites de son bail, mais également, dans le cadre d’un entrepôt multi-locataires, cela lui permet de s’assurer, que son installation, dans son ensemble, respecte la réglementation des ICPE et ainsi de se prémunir des risques associés.


Quelle méthode employer pour gérer les états des stocks quand on est bailleur d’un entrepôt multi-locataires :


1. Inscrire dans le bail, d’une part la répartition des quantités et volumes de chacune des rubriques ICPE de l’AP afin d’éviter les dépassements de seuil au niveau de l’entrepôt, et d’autre part, l’obligation pour le preneur de réaliser et de communiquer régulièrement (en fonction de façon hebdomadaire/journalière) un état des stocks selon la méthode pré définie par le bailleur


2. S’assurer de la transmission des états des stocks et procéder à une double vérification


a. Respect par le locataire des conditions d’exploitations imposées (conditions de stockage, produits stockés et quantités associées). Cette transmission permettra également au bailleur de garder une trace des déclarations de son locataire en tant qu’exploitant de fait. Ce dernier engage sa responsabilité quant à la véracité des informations communiquées


b. Centralisation des états des stocks et vérification du respect des seuils autorisés pour l’ensemble du site


3. Audit annuel d’exploitation pour vérifier la conformité d’exploitation du preneur au regard de la réglementation des ICPE


4. Sensibilisation des locataires : les bailleurs peuvent organiser des sessions de sensibilisation de leurs preneurs sur la réglementation des ICPE relative au stockage de produits dangereux afin que ces derniers soient informés de leurs obligations en matière de stockage et ainsi pouvoir respecter les règles en vigueur.


La gestion des états des stocks au niveau du site dans sa globalité est un enjeu crucial pour un bailleur d’entrepôts multi-locataires. Au-delà même de se conformer à l’obligation de disposer d’un état des stocks à jour, cela lui permet de s’assurer du respect de l’exploitation du site de ses preneurs vis-à-vis de la réglementation des ICPE et des clauses du bail, mais aussi de pouvoir agir sans délais en cas de non-conformité et d’accompagner les locataires en cas de demandes spécifiques preneurs et gérer ainsi les travaux de mise en conformité à la charge des preneurs.


De la même manière, cela protège sa responsabilité « d’exploitant de droit » au regard des activités des « exploitants de fait ».


Le cabinet COSTRATEGIC accompagne bien évidemment, les bailleurs comme les preneurs dans la stratégie de mise en œuvre des états de stocks, que ce soit dans la proposition de rédaction de clauses spécifiques dans les baux, dans la mise en place d’outil dédié tel que l’outil Magic© ou dans la réflexion quant au suivi des états des stocks des locataires à l’échelle du site.



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